ホームページを自社管理することは可能？自社管理のメリットと変更方法

ホームページを自社管理することは可能？自社管理のメリットと変更方法

結論から言えば、ホームページを自社で管理することは可能です。ホームページの管理を業者に依頼している場合、契約を解除すれば毎月発生する管理費用が不要になります。自社でホームページを管理することにより、不要なコストを削減できるということです。

その一方で、ホームページを自社スタッフにて管理する必要が生じます。

そもそも、ホームページの管理とはどのようなことをおこなうのでしょうか？具体的にどのような管理を依頼しているのかわからないまま、毎月業者に料金を支払っている企業も多いことと思いますので、ホームページの管理を具体的にみていきましょう。

ホームページの管理業務

ホームページの更新や変更作業（情報の追加・更新）

ブログ記事の更新や「スタッフからのお知らせ」、SNSとの連携など、更新作業をおこなうだけで自動的に更新されるものもありますが、ホームページの新商品情報の追加やデザインの変更、画像の差し替えなどは管理者による管理の設定が必要です。

新機能の追加（お問い合わせフォームの追加や在庫チェック機能、アプリとの連携、新メニューの追加など）

ホームページにお問い合わせフォームや予約フォーム、在庫チェック機能を搭載したり、外部のアプリやソフトウェアと連携させたりする際には、ホームページの内部を変更する必要があります。特にチェックフォームをホームページ内に埋め込む場合などは、デザインの調整なども必要になることもあります。

ドメイン・サーバーなどの契約管理

ホームページの管理や運用をおこなうためには、ドメイン・サーバー、SSL証明書の管理も重要です。これらの契約更改が遅れてしまうと急にホームページが閲覧できなくなってしまったり、SSL証明書の期限切れによりホームページ閲覧者に警告文が表示されたりするといった問題が生じます。

※ドメイン・・・インターネット上に存在するためのコンピューターやネットワークを識別するための住所にあたります。urlの「●●.jp」の部分です。

※サーバー・・・ホームページの表示に必要な情報を格納しておくための場所。担当者はサーバーの管理や構築、監視が必要です。

トラブル発生時の対応

システムやサーバーPCがダウンしてしまったりした場合の復旧作業もホームページの保守・管理業務に含まれます。外部からホームページが閲覧できなくなってしまうため、復旧が遅れてしまえばしまうほど損害が大きくなってしまいます。

一刻も早いスムーズな復旧作業が必要です。

 ホームページを自社で管理するメリット・デメリット

ホームページを自社で管理するメリット・デメリットについて解説します。

自社管理するメリット

ホームページを自社で管理する際のメリットを３点紹介します。

費用が安い

ホームページの管理を外部業者に依頼する場合には、作業の依頼の有無にかかわらず月額で固定費用が掛かってしまいます。いざという時のための保険という見方も可能ですが、毎月固定でかかっている費用が０になるため、低額で発生するコストが削減できます。

デザインやレイアウトを自由に変更ができる

自社スタッフがホームページ制作のスキルを持っている場合、デザインやレイアウトを自由に変更することができます。ホームページ管理業者に依頼する際にはデザインによって費用が変動したり、納期などの問題が生じてしまったりと、自社の思い通りに変更を依頼できないこともあります。

いつでもホームページを更新・変更できる

ホームページの変更や更新を早急におこないたい場合、自社スタッフに対して作業を優先的に支持できます。ホームページ業者に依頼する際には、業者側の都合も生じる場合もあり、必ずしも最優先で依頼できるとは限りません。

自社管理するデメリット

一方のホームページを自社管理する際のデメリットを紹介します。

Webに関する知識が必須

ホームページを管理するためには、Webに関する知識が必須です。ホームページの管理業務にて紹介した通り、ホームページの更新や変更、ドメインやサーバーの契約、トラブル時の対応などの作業をスムーズにおこなうための知識が必須です。

専門家に依頼した方が質の良いホームページができる

ホームページは作成するだけでなく、運用する際にも専門家である業者に依頼した方が質の良いホームページにすることができます。特に、流行にあったホームページデザインやSEO対策などは継続的な対応が必須です。

担当者の不在時や退職時に対応が困難になってしまうことがある

特に中小企業においては、IT人材は不足しがちです。幸運にも自社にITに強いスタッフが在籍している場合には、ホームページ管理・運用担当者に選任することができますが、担当者不在時や退職時等に対応が遅れてしまったり、引継ぎがスムーズに進まなかったりするケースがあります。

ホームページを業者管理から自社管理に切り替える方法

ホームページを業者管理から自社管理に切り替える方法について紹介します。

引き継ぐホームページデータを用意する

コンテンツを移行する場合、引き継ぐホームページのデータ（テキスト、画像、プログラムなど）を用意します。データは現在管理しているホームページ制作業者が管理しているため、制作業者にデータを受け渡してもらえるか否かの確認が必要です。

レンタルサーバーを選定して契約する

ホームページを運用するためには、サーバーが必須です。最も手軽でおすすめの方法はレンタルサーバーの契約です。レンタルサーバーとは、自社に必要なサーバー構築・運用のためのコンピューターをレンタルできるサービスのことです。

レンタルサーバーは、よく賃貸マンションに例えられますが、契約期間中はサーバーの機能を自由に利用することができます。

ドメインの管理

担当者は自社に必要なドメインを取得、更新し、他社や第三者に悪用されないように保護します。

サーバーのFTP情報（コンテンツを移行する場合）

サーバーのFTP情報とは、ホームページ内部の更新や書き込みをするための暗証番号のようなものです。誰でもホームページの内容を書き換えることができれば、ホームページの内容が勝手に改ざんされてしまったり、必要な情報が抹消されたりしてしまいます。

専用のソフトを利用して、FTP情報を管理・利用することによりホームページのコンテンツを移行したり、移行後に編集作業をおこなったりすることができます。

まとめ

ホームページの管理・更新は自社でおこなうことも可能です。

しかしながら、今回紹介した通り管理・運用を自社でおこなう際には確かなWebに課する知識やスキルが必要です。ホームページに関する知識を持っているスタッフが在籍している場合でも、担当スタッフが定休の際や退職後のことを想定して、対応を考えておく必要があります。

コスト削減や迅速かつスムーズに対応できる点などのメリットと管理の可否を比較しながら想定して対応しましょう。また、現在のホームページ管理会社のコストが見合わないと考えられている場合には、よりコストが安い、あるいはSEO対策などメリットが大きいホームページ会社に変更するのも一つの方法です。

制作会社を見直しみると、同等かもしくはそれ以上の良い条件で毎月のコストを安くできて、管理と運用を任せることが出来る場合もありますので一度見直しをしてみることをおすすめします。