自社管理か代行か？HP管理のベストな方法はコレ！

自社HPの更新は業者じゃないとだめ？

まず、自社HPの更新は本当に業者に依頼しなければならないのでしょうか。
最近ではコンテンツによっては更新頻度やスピードが重視されることも多いため、「自分たちで更新したい」という声が増えている現状があります。

HPの更新を自社でやりたい！と思った時の壁とは？

これまでのHP管理は、HP制作業者に制作から一貫して依頼することが基本となっていました。自社内に更新のためのスキルや専門知識を持ったスタッフがいないことや、そもそも更新頻度が多くないことから任せていても問題がなかったのです。

しかし、ほんの些細な更新でもコストがかかったり情報伝達がうまくいかなかったりすることで正しい情報が更新されないトラブルなどのケースが見受けられることから、自社で更新をしたいと考える企業が増えてきています。

また、最近は採用専用ページやコンテンツを充実させることによって採用活動を活性化させることも重要視されており、業者を介した更新では他者に遅れをとってしまうことなどが問題視されることもあるようです。
そういったことからも、自社HPを自分たちで更新したいという声が上がってきているという現状があります。

業者管理から自社管理へ切り替えるために必要なコト・モノ

では、業者管理から自社管理へ切り替えるためにはどういった手続きや準備が必要なのでしょうか。費用面も含めて解説します。

自社更新のベストな方法はCMSの導入！

HPを自社管理するにあたり、HPの更新や管理に関する知識やスキルが必要になります。ですが、そのような専門的な社員を育てることは時間や業務負担的に厳しいと感じられるところが多いのではないでしょうか。

かといって、人材を採用するのも時間やコストがかかってしまって会社全体の負担となりかねません。

そこで、HPを自社管理する際におすすめなのが「CMS」を導入することです。
CMSとは「コンテンツ・マネジメント・システム」の略称で、有名なものでは「ワードプレス」が挙げられます。ワードプレスをはじめとしたCMSは、自社HPの管理がとてもやりやすくなるシステムであり、全世界の約1/3のHPはこのシステムを使っていると言われているほどポピュラーなものです。
CMSを使うと、情報の更新やコンテンツ作成、投稿がブログのような感覚で行えるため、初心者でも取り組むハードルが低いことが特徴です。

なお、企業向けのCMSにはいくつかの種類があり、商用向けのものとして「Movable Type（ムーバブルタイプ）」というものもあります。
CMSは様々な種類があるため、導入を検討する際には自社や更新を担当するスタッフにとって使いやすいものを選ぶようにしましょう。

必要な情報（サーバー、ドメインなど）を切り替える

HPを自社で管理するにあたり、サーバーとドメインなどを自社でコントロールできるように切り替えなければなりません。ここからは、一例としてサーバーとドメインについて簡単に解説します。

まず、サーバーとは、簡単に言えば「データを保存しておく保管庫」のようなものです。HPを管理するためには、サーバーにHPの情報を保管しておき、ユーザーがアクセスできるようにしておく必要があるのです。
次にドメインですが、ドメインとは「インターネット上の住所」のことで、HPアドレスの【〜〜〜.com】の部分を指します。

サーバーとドメインについては制作を依頼した業者が管理していることが多いため、自社管理を決めた時には業者に確認し、切り替えなければなりません。
ドメインは自社管理となっているが、サーバーは業者管理となっている…といったケースもあるため、きっちりと整理して管理できるようにしておきましょう。

ほかにも、業者から自社管理に切り替えるために【DNS設定】や【FTP情報】などといたものが必要になります。
自社管理に切り替える際、管理を依頼していた業者からの引き継ぎ漏れがないようしっかり連携を撮るようにしてください。

自社管理に切り替える際にコストは？

業者管理から自社管理に切り替える際には、そこまで大きなコストは必要ないと思われます。業者との契約内容によっては解約金などが発生することがあるかもしれませんが、HP自体は制作時に支払いが完了していますし、管理費だけのはずです。
そうなると、自社管理の際に必要なサーバー代やドメイン費用などの維持費がメインとなってきます。

HPを管理する際には、レンタルサーバーが必要になりますし、ドメイン管理を業者がしている場合にはそれを引き継ぎ、費用を払い続けることになります。
レンタルサーバーのは様々な会社が運営しており、値段に関してもピンキリです。
しかし、業者に払っている費用よりはかなりコストを抑えられるのではないでしょうか。

なお、自社のHPがCMSで制作されていないことがあります。そういった場合には作り直しやリメイクが必要になります。その場合には費用を業者に支払わなければなりませんので、注意が必要です。

自社管理か？業者管理か？

HPの管理については、確かに自社管理に切り替えるとコストを減らすことができます。

しかし、本当に自社管理が良いと言い切れるのでしょうか。
HPの内容や役割、性質によっては業者に管理を依頼する方が良いこともあります。自社にとって一番良い方法を検討するためのポイントを解説します。

業者管理を依頼するメリット

業者管理を依頼するメリットがあるHPは、そもそも更新頻度が少ないパターンです。更新頻度は会社によって違うもの。業種や会社の特徴、発信する情報の内容によっては、HPによる情報発信等がなくても成り立ちます。そういった場合にはあまり更新する必要がありません。

また、情報発信をSNSに絞っているところもについても自社管理の必要がありません。HPの管理よりもSNSの運営に重きをおいており、「そちらの発信や管理に力を注ぐため必要がない」といったケースもあるようです。

HPの管理は業者、SNSとの連携を活用

先ほども少し触れましたが、HPは業者に管理を依頼しておいて情報発信をSNSに集中するケースが多いため、HPのウィジェットなどでSNSを連携させ、HPを見た人をSNSに誘導してコンタクトを取りやすくするといった活用方法もあります。
HPは業者、SNSは自社という棲み分けをすることでうまく回す方法もあるようです。

まとめ

ここまで、HPの自社管理と業者管理について解説してきました。
HPは企業の顔、営業ツールといわれます。自社管理したいと考える企業が増える中で、各企業にとってのベストは何か、必ず自社更新が良いのかを考え、極力負担のないHP運営をしていきましょう。
自社更新に切り替えたことでコストは抑えられたけれど、スタッフの負担が増えてしまった…などの悲しい結末にならないよう、ご注意ください。